Términos de Uso

1. Objeto del servicio

Kipos es una plataforma de software como servicio (SaaS) que ofrece herramientas de gestión de Recursos Humanos para pequeñas y medianas empresas colombianas: liquidación de nómina, generación de contratos laborales, firma digital, expediente digital del empleado, portal del empleado, alertas de cumplimiento normativo e inteligencia artificial laboral.

El acceso al servicio se otorga mediante suscripción y está sujeto al pago de las tarifas vigentes. Smart Digital CO SAS puede actualizar, mejorar o descontinuar funcionalidades con previo aviso.

2. Acceso y elegibilidad

Para usar Kipos debes:

• ✓Ser una empresa legalmente constituida en Colombia o una persona natural comerciante.
• ✓Tener capacidad legal para celebrar contratos vinculantes.
• ✓Designar al menos un usuario administrador mayor de 18 años.
• ✓Proporcionar información veraz al momento del registro (razón social, NIT, correo corporativo).

Nos reservamos el derecho de rechazar o suspender cuentas que no cumplan estos requisitos o que presenten información falsa.

3. Suscripción y facturación

4. Uso aceptable

Queda prohibido:

• ✗Copiar, descompilar, hacer ingeniería inversa o desensamblar cualquier parte de Kipos.
• ✗Revender, sublicenciar o ceder el acceso a terceros sin autorización escrita.
• ✗Ingresar datos falsos, fraudulentos o de terceros sin su autorización.
• ✗Usar la plataforma para actividades ilegales, incluyendo evasión de aportes o fraude laboral.
• ✗Intentar acceder a cuentas o datos de otros clientes.
• ✗Sobrecargar deliberadamente la infraestructura del servicio (ataques de denegación de servicio).
• ✗Usar la IA de Kipos para generar asesoría legal formal sin revisión de un abogado habilitado.

El incumplimiento puede resultar en la suspensión inmediata de la cuenta sin derecho a reembolso.

5. Propiedad intelectual

Kipos, su código fuente, diseño, marca, modelos de IA, algoritmos de nómina y toda la propiedad intelectual asociada son de titularidad exclusiva de Smart Digital CO SAS, protegidos por la Ley 23 de 1982 (derechos de autor) y las normas aplicables.

Al usar Kipos no adquieres ningún derecho de propiedad sobre el software. Solo obtienes una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder al servicio conforme a estos términos.

El contenido que tú generas dentro de la plataforma (contratos, liquidaciones, documentos) es de tu propiedad. Kipos solo lo almacena y procesa para prestarte el servicio.

6. Datos del cliente

Tú, como empresa-cliente, eres el Responsable del Tratamiento de los datos personales de tus empleados que ingresas en Kipos. Kipos actúa como Encargado del Tratamiento según la Ley 1581 de 2012.

Como responsable, debes contar con la autorización de tus empleados para ingresar sus datos y tienes la obligación de informarles que sus datos son procesados a través de Kipos.

Nos comprometemos a tratar esos datos únicamente según tus instrucciones y para los fines del servicio. Ver nuestra Política de Privacidad y Política de Tratamiento de Datos.

7. Disponibilidad y SLA

Nos comprometemos a:

• ✓Disponibilidad objetivo del 99,5% mensual (excluyendo mantenimientos programados).
• ✓Avisar con al menos 48 horas de anticipación los mantenimientos que impliquen interrupción del servicio.
• ✓Notificarte en menos de 2 horas si se produce una interrupción no planificada que afecte funciones críticas de nómina.
• ✓Publicar el historial de incidentes y el estado del servicio en status.kipos.ai.

El incumplimiento sistemático del SLA puede dar lugar a descuentos proporcionales aplicables al siguiente período de facturación, previa solicitud escrita.

8. Limitación de responsabilidad

Kipos se esfuerza por mantener sus cálculos de nómina actualizados conforme a la normativa colombiana vigente. Sin embargo, no somos responsables de:

• —Errores derivados de información incorrecta ingresada por el cliente.
• —Cambios normativos de última hora no incorporados aún a la plataforma.
• —Decisiones laborales tomadas con base exclusiva en la IA de Kipos sin revisión profesional.
• —Pérdidas indirectas, lucro cesante o daño emergente.

La responsabilidad máxima de Smart Digital CO SAS frente al cliente se limita al valor pagado por el servicio en los tres (3) meses anteriores al evento que genera el daño.

9. Terminación

10. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para cualquier controversia derivada de este acuerdo, las partes se someten a los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Medellín, Antioquia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Antes de acudir a instancias judiciales, procuraremos resolver cualquier disputa mediante diálogo directo en un plazo de 30 días hábiles.

11. Contacto